Накопители на жестких магнитных дисках Классификация современных компьютеров Архитектура персонального компьютера Операционная система Windows Типы локальных сетей Несанкционированный доступ и вирусы СУБД MS Access

Курс лекций по информатике, персональный компьютер

Интерфейс программы MS Excel 2003

Программа MS Excel 2000/2003 является наиболее распростаненной в мире для работы с ЭТ на персональных компьютерах. Она имеет все самые современные компоненты и режимы, работает как самостоятельная программа или в составе пакета MS Office 2003. Файлы с ЭТ имеют расширение xls. Принципы построения цифровых сетей сотовой подвижной связи

Интерфейс программы MS Excel 2003 показан на рис. 11. Элементами интерфейса являются:

Строка заголовка.

Строка меню.

Панель инструментов.

Панель форматирования.

Поле имени ячейки, строка формул.

Заголовок столбца и заголовок строки.

Ярлычки листов.

Полосы прокрутки и строка состояния. Информационная технологическая система От характеристики отдельных компонентов информационной технологии логично перейти к выявлению координационных и субординационных связей между ними. Это позволит построить технологическую модель информационной системы, установить характер и направленность ее внутренних и внешних связей

Рис. 11. Интерфейс программы MS Excel 2003

Файл MS Excel 2003 называется рабочей книгой. Она состоит из листов, имена которых (Лист1, Лист2, …) выведены на ярлыках в нижней части окна рабочей книги. Лист ячеек это 256 столбцов и 16384 строки. Заголовок столбца обозначается буквами A, B, C ... Z, AA, AB, ... AZ ..., а заголовок строки нумеруется 1, 2, 3 и т.д. Щелкая по ярлыкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги.

Имеется два режима просмотра для работы (меню Вид):

Обычный – наиболее удобный для выполнения большинства операций.

Разметка страниц – удобен для окончательного форматирования таблицы перед печатью. Границы между страницами в этом режиме отображаются синими пунктирными линиями. Границы таблицы – сплошной синей линией.

Настройка содержимого и вида панелей инструментов MS Excel 2003 выполняется через меню. Можно сделать кнопки цветными, большими, с подсказками.

3. Операции с ячейками, ссылки

В ЭТ можно вставлять строки и столбцы (в т.ч. и с форматированием), несколько столбцов или строк. Можно удалять строки и столбцы целиком. Можно их копировать, вырезать и вставлять, используя, например, типовые комбинации клавиш:

CTRL+INS - скопировать объект в буфер.

SHIFT+DEL - вырезать объект в буфер.

SHIFT+INS - вставить объект из буфера в таблицу.

Можно передвигаться по рабочему листу (мышка или клавиши управления курсором), исправлять ошибки ввода, изменять содержимое ячейки, удалять содержимое ячейки и т.д.

Выделение элементов таблицы. Одна из ячеек таблицы всегда является активной. Активная ячейка выделяется рамкой. Чтобы сделать ячейку активной, необходимо клавишами управления курсором подвести рамку к этой ячейке или щелкнуть в ней мышью. Для выделения нескольких смежных ячеек необходимо установить указатель мыши в одну из ячеек, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на всю область. Для выделения нескольких несмежных групп ячеек следует выделить одну группу, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить другие ячейки. Чтобы выделить целый столбец или строку таблицы, необходимо щелкнуть мышью на его имени. Для выделения нескольких столбцов или строк следует щелкнуть на имени первого столбца или строки и растянуть выделение на всю область. Для выделения нескольких листов необходимо нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкать на ярлыках листов.

С ячейкой ЭТ можно выполнять следующие основные операции - ввод текста и чисел, исправление ошибок ввода, изменение содержимого, удаление содержимого. В ячейку можно вводить текст и числа (выполняя подтверждение ввода тремя способами - Enter, щелчок мышкой по другой ячейке, покинуть ячейку стрелками). Ячейки ЭТ можно форматировать - все вместе и каждую в отдельности (жирно, шрифт, размер, выравнивание текста, выбор цвета фона и чисел на фоне, обрамление для выделенных ячеек).

По окончании работы с ячейками ЭТ нужно сохранить в файле. Это выполняется через меню (файл/сохранить или сохранить как). Перед печатью файлов с ЭТ сначала нужно выставить параметры страницы - ее ориентация, формат листа, поля колонтитулы и т.д. Непосредственно перед печатью можно уточнить, что печатать - выделенный блок, всю таблицу или конкретные страницы по указанным номерам. В режиме предварительного просмотра можно увидеть как реально будут расположены данные на бумаге.

 

Правая кнопка мышки над выделенным объектом ЭТ дает контекстно-зависимое меню (вырезать, копировать, вставить, удалить, очистить, форматировать). Специальная вставка позволит для объекта работать по выбору - вставить все или только формулы, значения, форматы, примечания.

Важнейший этап работы с ЭТ - это оформление листов. При этом можно выбирать через меню (формат/ячейки) по закладкам - формат чисел, выравнивание, шрифт, размер, вид, стиль, защита (см. рис 9). Рекомендуется соблюдать следующие правила - не более 2-х, 3-х типов и 2-х размеров штифтов на 1 странице, не увлекаться при назначении стилей (жирно, курсив, подчеркивание) и при выборе цвета и узоров, чтобы не перегружать таблицу.

Линии раздела ячеек облегчат работу с таблицей и выбираются через меню. Можно также в ячейках таблицы просматривать формулы вместо вычисленных значений. Включать или выключать видимость полос прокрутки и ярлычки листов. Помимо отмеченного на листах электронной таблицы вводятся для выделенных объектов рамки. Регулируется высота строк и ширина колонок, форматируются числа, выполняется автоформатирование таблиц по шаблонам, может быть проверена для текстов в ячейках орфография.

 

Каждая ячейка таблицы имеет адрес, который состоит из имени строки и имени столбца. Например, если ячейка находится в столбце F и строке 7, то она имеет адрес F7.

Ссылкой однозначно определяется ячейка или группа ячеек листа, а также упрощается поиск значений или данных, используемых в формуле. Ссылки на ячейки других книг называются внешними ссылками. Ссылки на данные других приложений называются удаленными ссылками. По умолчанию в MS Excel 2003 используются ссылки A1, в которых столбцы обозначаются буквами от A до Z (256 столбцов максимально), а строки числами - от 1 до 65536). Чтобы указать ссылку на ячейку, введите букву заголовка столбца, а затем номер строки. Например, D50 является ссылкой на ячейку, расположенную в пересечении столбца D с 50-й строкой.

Чтобы сослаться на диапазон ячеек, введите ссылку на верхний левый угол диапазона, поставьте двоеточие (:), а затем - ссылку на правый нижний угол диапазона.

Чтобы сослаться на:

Введите:

Ячейку столбца A и 10-й строки

A10

Диапазон ячеек столбца A с 10-й строки по 20-ю

A10:A20

Диапазон ячеек в 15-й строке со столбца B по столбец E

B15:E15

Все ячейки в 5-й строке

5:5

Все ячейки между 5-й и 10-й строками включительно

5:10

Все ячейки в столбце H

H:H

Все ячейки между столбцами H и J включительно

H:J

Можно воспользоваться стилем, в котором и столбцы, и строки листа пронумерованы. Этот стиль, называемый R1C1, наиболее полезен при вычислении позиции строки и столбца в макросах, а также при отображении относительных ссылок. В стиле R1C1, после буквы «R» указывается номер строки ячейки, после буквы «C» — номер столбца.

В зависимости от поставленной задачи можно использовать относительные ссылки, которые ссылаются на ячейки относительно позиции формулы, или абсолютные ссылки, которые ссылаются всегда на одну и ту же ячейку. Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, воспользуйтесь абсолютными ссылками. Для создания абсолютной ссылки на ячейку C1, поставьте знак доллара ($) перед той частью, которая не должна изменяться. Чтобы создать абсолютную ссылку на ячейку C1, поместите знак доллара так, как показано в примере: =A5*$C$1

, знакомого пользователям старых версий Word. Тут есть кнопки, расположенные в таком же порядке, как команды на панелях инструментов "Стандартная" и "Форматирование".

Мини-панель инструментов

Мини-панель инструментов очень похожа на упрощенную версию панели инструментов "Форматирование" из старых версий Word. Увидеть ее можно в двух случаях – при щелчке правой кнопкой мыши и при выделении текста. Правда, во втором случае она почти незаметна. Она появляется над выделенным текстом, но почти прозрачна и видна, если навести на нее курсор.

На эту панель вынесены наиболее часто используемые инструменты форматирования символов и абзацев. Ею удобно пользоваться для изменения цвета, кегля и гарнитуры шрифта, заливки, а также изменения начертания, и для копирования по образцу. Конечно, те же команды есть и на ленте, однако в процессе работы вы наверняка пользуетесь разными вкладками. Чтобы изменить параметры форматирования, нужно возвращаться на вкладку "Главная", что не всегда удобно, а мини-панель всегда под рукой. Ее большое преимущество в том, что она исчезает с экрана сама собой, как только вы убираете с нее курсор.

Строка состояния

Строка состояния – еще один элемент интерфейса, который в Word 2007 подвергся изменению и доработке. Строка состояния – это область, расположенная в нижней части окна Word, под областью для ввода текста и полосой прокрутки. На ней отображаются различные данные о документе, такие как общее количество страниц в документе и номер текущей страницы. В Word 2007 на строке состояния, во-первых, появился ползунок для изменения масштаба, который можно двигать, или нажимать кнопки "плюс" и "минус", что дает возможность увеличить или уменьшить масштаб на десять процентов.

Практически все информационные блоки на строке состояния являются кнопками, предназначенными для быстрого вызова команд. Например, при щелчке по кнопке с количеством страниц открывается окно "Найти и заменить", позволяющее быстро перейти к другой странице документа. Щелчок по кнопке с количеством слов открывает окно статистики документа, где показывается число строк, абзацев, знаков без пробелов и с пробелами. Это очень удобно при написании статей и рефератов. В предыдущих версиях Word вызывать окно статистики было гораздо менее удобно.

Если щелкнуть по кнопке, на которой показывается язык, открывается окно выбора языка в текущем документе, для которого будет проверяться орфография. Наконец, щелчок по кнопке, указывающей на наличие орфографических ошибок, приведет к тому, что в тексте будет выделено ближайшее слово с ошибкой. Также откроется контекстное меню, в котором можно будет выбрать вариант замены слова или исключить его из проверки орфографии.

В меню можно не только отключить отображение ненужных команд, но и включить те, которые неактивны по-умолчанию, но, возможно, для вас будут полезны. Например, вы можете включить отображение нажатия клавиши Caps Lock, номера строки, раздела, столбца и других сведений.


Работа с электронными таблицами